Spesso i committenti dei Biologi che operano nel settore agro-alimentare, offrendo i loro servizi attraverso l’applicazione del Sistema HACCP, formulano la domanda “per quanto tempo vanno archiviate le schede di registrazione predisposte per l’Autocontrollo alimentare?”.
RISPOSTA
La normativa che regola il periodo di conservazione delle Schede di Registrazione predisposte nell’ambito del sistema HACCP è il Regolamento (CE) 852/2004 il quale nell’art. 5, comma 4, lettera c), recita:
“Gli operatori del settore alimentare:
a) … omissis;
b) garantiscono che tutti i documenti in cui sono descritte le procedure elaborate a norma del presente articolo siano costantemente aggiornati;
c) conservano ogni altro documento e registrazione per un periodo adeguato”
Appare chiaro che secondo il Regolamento le registrazioni relative all’autocontrollo alimentare devono essere conservate per un “periodo adeguato” lasciando esplicitamente comprendere con ciò che questo periodo dovrà essere stimato dall’OSA (Operatore del Settore Alimentare) in base all’attività svolta, al tipo di produzioni, ecc.
I colleghi Biologi che dovessero trovarsi in casi simili, innanzi tutto, dovrebbero verificare se la normativa della propria Regione prevede dei specifici tempi di conservazione delle schede, qualora non ci dovessero essere dei limiti temporali ben regolamentati sarebbe opportuno programmare l’archiviazione delle schede di registrazione, compatibilmente con altre esigenze aziendali, per un tempo il più lungo possibile e ad ogni modo non inferiore ad un anno.
Nel predisporre il tempo di conservazione non va dimenticato che l’archiviazione delle schede di registrazione (relative alle temperature dei frigoriferi, delle celle frigo, dei freezer, della cottura, relative alle sanificazioni, alle determinazioni analitiche di tipo microbiologico, all’aggiunta di additivi, ecc.) costituisce il cosiddetto “storico” dell’azienda il quale in determinati casi (es. contenziosi, dibattiti) può essere molto utile per dimostrare che l’azienda si è costantemente auto monitorata senza censire delle situazioni pericolose per la salute umana.
Qualora si dovessero avere dei dubbi a tal proposito si consiglia di confrontarsi con le autorità di controllo locali (es. ASL).
Dr. Luciano O. Atzori
Consigliere Segretario dell’Ordine Nazionale dei Biologi
Coordinatore della Commissione permanente di Studio “Igiene, Sicurezza e Qualità” dell’ONB
