Sempre più spesso gli esercenti di attività produttive, di vendita e di somministrazione del comparto agro-alimentare (OSA) e colleghi Biologi che si occupano di sicurezza degli alimenti mi domandano come si devono comportare durante le ispezioni ufficiali degli organi di controllo locali (ASL, ecc.) soprattutto in riferimento al Verbale rilasciato da queste.
Risposta
Il controllo ufficiale delle aziende agro-alimentari è regolato dal Regolamento CE 882/2004 il quale sostituisce la Legge n. 283/1962 tenendo conto del fatto che alcune disposizioni di quest’ultima perdurano in quanto conciliabili con la normativa comunitaria.
Leggendo attentamente alcuni articoli del Reg. 882/2004 appare evidente, e senza bisogno di successivi commenti, quanto indicato in rosso:
Regolamento (CE) n. 882/2004 del Parlamento europeo e del Consiglio
TITOLO II
CONTROLLI UFFICIALI AD OPERA DEGLI STATI MEMBRI
CAPO I: OBBLIGHI GENERALI
Articolo 3
Obblighi generali in relazione all’organizzazione di controlli ufficiali
1. Gli Stati membri garantiscono che i controlli ufficiali siano eseguiti periodicamente, in base ad una valutazione dei rischi e con frequenza appropriata, per raggiungere gli obiettivi del presente regolamento, tenendo conto:
a) dei rischi identificati associati con gli animali, con i mangimi o con gli alimenti, con le aziende del settore dei mangimi e degli alimenti, con l’uso dei mangimi o degli alimenti o con qualsiasi trasformazione, materiale, sostanza, attività o operazione che possano influire nella sicurezza dei mangimi o degli alimenti, sulla salute o sul benessere degli animali;
b) dei dati precedenti relativi agli operatori del settore dei mangimi e degli alimenti per quanto riguarda la conformità alla normativa in materia di mangimi e di alimenti e alle norme sulla salute e sul benessere degli animali;
c) l’affidabilità dei propri controlli già eseguiti; e
d) qualsiasi informazione che possa indicare un’eventuale non conformità.
2. I controlli ufficiali sono eseguiti senza preavviso, salvo qualora sia necessaria una notifica preliminare dell’operatore del settore dei mangimi e degli alimenti, come nel caso degli audit.
I controlli ufficiali possono inoltre essere eseguiti su base ad hoc.
3. I controlli ufficiali sono eseguiti in qualsiasi fase della produzione, della trasformazione e della distribuzione dei mangimi o degli alimenti e degli animali e dei prodotti di origine animale. In ciò rientrano i controlli sulle aziende del settore dei mangimi e degli alimenti, sull’uso dei mangimi e degli alimenti, sul magazzinaggio dei mangimi e degli alimenti, su qualsiasi trasformazione, materiale, sostanza, attività o operazione, compreso il trasporto, relativi ai mangimi o agli alimenti e sugli animali vivi, richiesti per raggiungere gli obiettivi del presente regolamento.
4. I controlli ufficiali vengono effettuati, con la stessa accuratezza, sulle esportazioni fuori dalla Comunità, sulle immissioni sul mercato nella Comunità, e sulle introduzioni da paesi terzi nei territori di cui all’allegato I.
5. Gli Stati membri adottano tutte le misure necessarie a garantire che i prodotti destinati ad essere inviati in un altro Stato membro siano controllati con la stessa accuratezza di quelli destinati ad essere immessi sul mercato nel proprio territorio.
6. L’autorità competente dello Stato membro di destinazione può verificare la conformità dei mangimi e degli alimenti alla normativa in materia di mangimi e di alimenti mediante controlli di natura non discriminatoria. Nella misura strettamente necessaria per l’organizzazione dei controlli ufficiali, gli Stati membri possono chiedere agli operatori cui sono recapitate merci provenienti da un altro Stato membro di segnalare l’arrivo di dette merci.
7. Uno Stato membro che, nel corso di un controllo effettuato nel luogo di destinazione o durante il magazzinaggio o il trasporto, accerti una non conformità adotta le misure appropriate, che possono includere il rinvio allo Stato membro di origine.
CAPO II: AUTORITÀ COMPETENTI
Articolo 4
Designazione delle autorità competenti e criteri operativi
1. Gli Stati membri designano le autorità competenti responsabili in relazione alle finalità e ai controlli ufficiali stabiliti dal presente regolamento.
a) l’efficacia e l’appropriatezza dei controlli ufficiali su animali vivi, mangimi e alimenti in tutte le fasi della produzione, trasformazione e distribuzione, nonché riguardo all’uso dei mangimi sono garantite;
b) il personale che effettua i controlli ufficiali è libero da qualsiasi conflitto di interesse;
c) esse dispongono di un’adeguata capacità di laboratorio o vi hanno accesso ai fini di eseguire test e dispongono di un numero sufficiente di personale adeguatamente qualificato ed esperto per far sì che i controlli ufficiali e gli obblighi in materia di controlli possano essere espletati in modo efficace ed efficiente;
d) esse dispongono di strutture e attrezzature appropriate e in adeguato grado di manutenzione per assicurare che il personale possa eseguire i controlli ufficiali in modo efficace ed efficiente;
e) esse hanno facoltà di effettuare i controlli ufficiali e di adottare le misure previste nel presente regolamento;
f) esse dispongono di piani di emergenza e sono pronte a gestire questi piani in casi di emergenza;
g) gli operatori del settore dei mangimi e degli alimenti sono tenuti a sottoporsi ad ogni ispezione effettuata a norma del presente regolamento e a coadiuvare il personale dell’autorità competente nell’assolvimento dei suoi compiti.
3. Se uno Stato membro conferisce la competenza di effettuare i controlli ufficiali ad un’altra autorità o ad altre autorità che non siano l’autorità centrale competente, in particolare quelle a livello regionale o locale, si deve assicurare un coordinamento efficace ed efficiente tra tutte le autorità competenti interessate, anche, ove opportuno, in materia di protezione dell’ambiente e della salute.
4. Le autorità competenti assicurano l’imparzialità, la qualità e la coerenza dei controlli ufficiali a tutti i livelli. I criteri elencati al paragrafo 2 devono essere pienamente rispettati da ogni autorità a cui è stata conferita la competenza di effettuare i controlli ufficiali.
5. Se, nell’ambito di un’autorità competente, vi sono più unità competenti a effettuare i controlli ufficiali, si deve assicurare il coordinamento e la cooperazione efficaci ed efficienti tra queste diverse unità.
6. Le autorità competenti procedono a audit interni o possono far eseguire audit esterni, e prendono le misure appropriate alla luce dei loro risultati, per verificare che si stiano raggiungendo gli obiettivi del presente regolamento. Tali audit sono soggetti ad un esame indipendente e sono svolti in modo trasparente.
7. Norme dettagliate per l’applicazione del presente articolo possono essere adottate secondo la procedura di cui all’articolo 62 paragrafo 3.
Articolo 6
Personale che esegue controlli ufficiali
L’autorità competente assicura che tutto il suo personale che esegue controlli ufficiali:
a) riceva, per il proprio ambito di competenza, una formazione adeguata che gli consenta di espletare i propri compiti con competenza e svolgere i controlli ufficiali in modo coerente. Tale formazione copre, a seconda dei casi, gli ambiti di cui all’allegato II, capo I;
b) si mantenga aggiornato nella sua sfera di competenze e riceva, se del caso, un’ulteriore formazione su base regolare;
c) abbia la capacità di praticare la cooperazione multidisciplinare.
Articolo 7
Trasparenza e riservatezza
1. Le autorità competenti si impegnano a svolgere le proprie attività con un livello elevato di trasparenza. A tal fine le informazioni pertinenti in loro possesso sono messe a disposizione del pubblico al più presto. In generale il pubblico ha accesso:
a) alle informazioni concernenti le attività di controllo delle autorità competenti e la loro efficacia,
b) alle informazioni ai sensi dell’articolo 10 del regolamento (CE) n. 178/2002.
2. L’autorità competente prende iniziative per garantire che i membri del proprio personale siano tenuti a non divulgare le informazioni ottenute nell’espletamento dei loro compiti di controllo ufficiali che per la loro natura sono coperte dal segreto professionale in casi debitamente giustificati. La tutela del segreto professionale non preclude la divulgazione da parte delle autorità competenti delle informazioni di cui al paragrafo 1, lettera b). Le norme della direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995 relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati 1 rimangono impregiudicate.
3. Le informazioni coperte dal segreto professionale includono in particolare:
− la riservatezza delle indagini preliminari o dei procedimenti giudiziari in corso;
− dei dati personali;
− i documenti oggetto di un’eccezione di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, elativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione1;
− le informazioni tutelate dalla legislazione nazionale e dalla normativa comunitaria concernenti segnatamente il segreto professionale, la riservatezza delle deliberazioni, le relazioni internazionali e la difesa nazionale.
Articolo 8
Procedure di controllo e verifica
1. I controlli ufficiali ad opera delle autorità competenti sono eseguiti secondo procedure documentate. Dette procedure comportano informazioni e istruzioni per il personale che esegue i controlli ufficiali in relazione, tra l’altro, agli ambiti di cui all’allegato II, capo II.
2. Gli Stati membri assicurano che esse dispongono di procedure giuridiche intese a garantire al personale delle autorità competenti l’accesso alle infrastrutture ed alla documentazione mantenuta dagli operatori del settore dei mangimi e degli alimenti, così da essere in grado di svolgere adeguatamente i loro compiti.
3. Le autorità competenti devono prevedere procedure per:
a) verificare l’efficacia dei controlli ufficiali da esse eseguiti;
b) assicurare che siano adottati i correttivi eventualmente necessari e che la documentazione di cui al paragrafo 1 sia opportunamente aggiornata.
4. La Commissione può elaborare orientamenti per i controlli ufficiali secondo la procedura di cui all’articolo 62, paragrafo 2.
Questi orientamenti possono comprendere, in particolare, raccomandazioni per i controlli ufficiali in materia di:
b) sistemi di gestione attuati dagli operatori del settore dei mangimi e degli alimenti al fine di ottemperare ai requisiti della normativa in materia di mangimi e di alimenti;
c) sicurezza microbiologica, fisica e chimica dei mangimi e degli alimenti.
Articolo 9
Relazioni
1. L’autorità competente elabora relazioni sui controlli ufficiali da essa effettuati.
2. Le relazioni comprendono una descrizione degli obiettivi dei controlli ufficiali, dei metodi di controllo applicati, dei risultati dei controlli ufficiali e, se del caso, l’indicazione degli interventi da adottarsi a cura dell’operatore interessato.
3. L’autorità competente rilascia una copia della relazione di cui al paragrafo 2 all’operatore interessato, almeno in caso di non conformità.
Articolo 10
Attività, metodi e tecniche di controllo
1. I compiti correlati ai controlli ufficiali sono eseguiti, in generale, usando metodi e tecniche di controllo appropriati quali monitoraggio, sorveglianza, verifica, audit, ispezione, campionamento e analisi.
2. I controlli ufficiali sui mangimi e sugli alimenti comprendono, tra l’altro, le seguenti attività:
a) l’esame di tutti i sistemi di controllo posti in atto dagli operatori del settore dei mangimi e degli alimenti e i risultati così ottenuti;
b) l’ispezione di:
i) impianti dei produttori primari, aziende del settore dei mangimi e degli alimenti, compresi adiacenze, locali, uffici, attrezzature, installazioni e macchinari, trasporti, nonché di mangimi e alimenti;
ii) materie prime, ingredienti, coadiuvanti tecnologici e altri prodotti utilizzati per la preparazione e la produzione di mangimi e alimenti;
iii) prodotti semilavorati;
iv) materiali e articoli destinati ad entrare in contatto con i prodotti alimentari;
v) prodotti e procedimenti di pulizia e di manutenzione e antiparassitari;
vi) etichettatura, presentazione e pubblicità dei prodotti alimentari;
c) controlli delle condizioni igieniche nelle aziende del settore dei mangimi e degli alimenti;
d) valutazione delle procedure in materia di buone prassi di fabbricazione (GMP), buone prassi igieniche (GHP), corrette prassi agricole e HACCP, tenendo conto dell’uso delle guide a tal fine stabilite in conformità della normativa comunitaria.
e) esame di materiale scritto e di altre registrazioni che possano avere pertinenza per la valutazione della conformità alla normativa in materia di mangimi o di alimenti;
f) interviste con gli operatori del settore dei mangimi e degli alimenti e con il loro personale;
g) lettura dei valori registrati dagli strumenti di misurazione degli operatori del settore dei mangimi o degli alimenti;
h) controlli effettuati con gli strumenti propri dell’autorità competente per verificare le misure degli operatori del settore dei mangimi o degli alimenti;
i) qualsiasi altra attività richiesta per assicurare l’attuazione degli obiettivi del presente regolamento.
Per quanto concerne il Verbale emesso dagli organi di controllo ufficiale, a seguito di ispezione presso i locali o dei prodotti alimentari, si può sinteticamente affermare quanto segue:
A) che l’OSA ha diritto a copia del verbale debitamente compilato. Questo diritto nasce soprattutto dalla norma sulla trasparenza dell’attività svolta dalla Pubblica Amministrazione: Legge 241/1990 (artt. 7, 8, 10, 22 e 24) e successive modifiche e da quanto riportato nel Reg. (CE) 882/2004 (comma 3, art. 9);
B) che l’OSA sottoposto a ispezione ha la facoltà di apporre su verbale le cosiddette “Dichiarazioni della parte” attraverso le quali può specificare aspetti salienti anche in opposizione con i contenuti riportati dal/dai verbalizzante/i. Qualora l’OSA non effettui contestazioni scritte nell’apposita area del verbale non esclude che possa farle successivamente. Ad ogni modo nel verbale si possono apporre anche “espressioni di riserva” come “Il sottoscritto ……. ……. si riserva la possibilità di formulare proprie contestazioni a quanto riportato nel presente verbale attraverso specifici e successivi documenti”;
C) che l’OSA sottoposto a ispezione ha la facoltà di firmare il verbale. Tale segnatura non si raffigura come condivisione delle eventuali obiezioni scritte nel verbale bensì come garanzia storica dell’ispezione. Ad ogni modo spesso risulta svantaggioso non firmare il verbale in quanto non si ha la possibilità di riportare (nell’area “Dichiarazioni della parte”) dei contenuti in opposizione a quanto verbalizzato.
Per eventuali dubbi si consiglia di relazionarsi con gli organi locali di controllo ufficiale.
Dr. Luciano O. Atzori
Consigliere Segretario dell’Ordine Nazionale dei Biologi
Coordinatore della Commissione permanente di Studio dell’ONB “Igiene, Sicurezza e Qualità”
Delegato nazionale per l’Igiene, la Sicurezza e la Qualità
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